Dunia perpustakaan memasuki era baru seiring diperkenalkannya RDA menjadi standar baru pengatalogan menggantikan peran AACR2. Proyek kolaborasi ini memperkenalkan konsep entity-relationship model untuk mengakomodasi kebutuhan dunia analog dan digital. Kemunculan RDA tidak lepas dari berbagai kontroversi dan perdebatan dikalangan pustakawan itu sendiri. Secara singkat, tulisan ini menjelaskan latar belakang, konsep, karakteristik, dan bagaimana RDA diimplementasikan.
Sejak pertama kali diluncurkan pada tahun 1978, AACR2 telah mengalami beberapa kali revisi. Konferensi internasional mengenai prinsip-prinsip dan pengembangan AACR2 di Toronto, Kanada tahun 1997 mengidentifikasi adanya permasalahan substansial yang tidak bisa diatasi hanya dengan melakukan berbagai revisi. Fakta tersebut mendorong Joint Steering Committee (JSC) melakukan penataan ulang secara fundamental untuk bisa merespon tantangan dan peluang dunia digital.
AACR2 terdiri bab-bab khusus yang mengatur standar pengatalogan untuk monograf, terbitan berseri, rekaman suara, gambar bergerak, dan lain sebagainya. Perbedaan jenis pustaka kini semakin bias seiring perkembangan teknologi informasi dan multimedia. Banyak terminologi AACR2 masih merefleksikan era katalog kartu, misalnya “heading”, “main entry”, dan “added entry”. Memodifikasi istilah sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini dianggap belum cukup untuk menjadikan AACR2 relevan dengan dunia digital.
Pada tahun 2005, Joint Steering Committee for the Revision of AACR meninjau kembali revisi bagian pertama dari AACR3. Setelah mempertimbangkan berbagai alternatif, JSC menuangkan visinya melalui penyusunan standar pengatalogan baru yang berisi panduan dan instruksi untuk deskripsi dan akses materi digital maupun analog. Pemberian nama RDA – Resource Description and Access merefleksikan perubahan tersebut.
RDA, sebuah proyek kolaborasi
RDA dikembangkan oleh Joint Steering Committee (JSC) for Development of RDA yang merupakan representasi dari American Library Association, Australian Committee on Cataloguing, British Library, Canadia Committee on Cataloguing, Chartered Institute of Library and Information Professionals, dan Library of Congress. Sedangkan badan yang mensupervisi proyek pengembangan RDA secara keseluruhan adalah The Committee of Principals (CoP) yang terdiri dari institusi-institusi tersebut di atas plus Library and Archives Canada. Proyek ini juga melibatkan Co-Publishers, yakni American Library Association, Canadian Library Association, dan Chartered Institute of Library and Information Professionals yang bertugas memberikan dukungan untuk masalah finansial dan produksi.
Kemunculan RDA didorong oleh adanya fakta bahwa perpustakaan kini beroperasi dalam dunia digital dan berbasis web yang membuat hubungan antara pembuat metadata dan pengguna di luar perpustakaan menjadi semakin penting. Oleh karena itu, pengembangan RDA dilakukan secara kolaboratif dan melibatkan banyak pihak, antara lain, Dublin Core dan komunitas web semantik untuk membandingkan model konseptual dan standar yang digunakan, Library of Congress Network Development and MARC Standards Office untuk memastikan kompatibilitas RDA dengan MARC21, IFLA Cataloguing Section untuk menjamin harmonisasi RDA dengan standar pengatalogan internasional, dan komunitas penerbitan yang telah memiliki daftar terminologi alat berdasarkan standar ONIX yang digunakan untuk dunia penerbitan maupun perpustakaan.
Mengapa RDA?
RDA dibangun di atas fondasi AACR2 dan menjadi standar baru pendeskripsian dan akses semua jenis konten dan media. RDA yang bertujuan membantu pengguna dalam mencari (find), mengidentifikasi (identify), memilih (select), dan mendapatkan (obtain) informasi yang diinginkan.
Implementasi RDA bertujuan, pertama, sebagai kerangka kerja yang lebih fleksiblel untuk mendeskripsikan semua jenis materi analog dan digital. Kedua, menyajikan data yang mampu beradaptasi dengan kemunculan struktur database yang baru. Dan yang ketiga, menampilkan data yang kompatibel dengan cantuman bibliografi yang telah ada dalam katalog perpustakaan online.
Struktur RDA terdiri dari 10 bagian yang berfokus pada perekaman attributes dari entities dan hubungan antar entities.
Recording attributes
- Section 1 – Recording attributes of manifestion and item
- Section 2 – Recording attributes of work and expression
- Section 3 – Recording Attributes of Person, Family, and Corporate Body
- Section 4 – Recording Attributes of Concept, Object, Event, and Place
- Section 5 – Recording Primary Relationships Between a Work, Expression, Manifestation, and Item
- Section 6 – Recording Relationships to Persons, Families, and Corporate Bodies Associated with a Resource
- Section 7 – Recording Subject Relationships
- Section 8 – Recording Relationships Between Works, Expressions, Manifestations and Items
- Section 9 – Recording Relationships Between Persons, Families, and Corporate Bodies
- Section 10 – Recording Relationships Between Concepts, Objects, Events, and Places
Model konseptual FRBR dan FRAD untuk memahami dunia nyata
Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR) dan Functional Requirement for Authority Data (FRAD) merupakan fondasi utama konstruksi RDA. Dengan demikian untuk mengetahui bagaimana RDA diimplementasikan, maka pemahaman mengenai konsep FRBR dan FRAD mutlak diperlukan. FRBR adalah sebuah proyek yang dikembangkan oleh IFLA Study Group (1992-1997) dan IFLA terus memonitor dan mempromosikan penerapan FRBR.
FRBR muncul sebagai respon atas semakin meluasnya perkembangan kerja sama pengatalogan di berbagai belahan dunia, gencarnya upaya penekanan biaya pengatalogan, dan ketidakpuasan pengguna terhadap katalog saat ini yang dianggap belum memenuhi kebutuhan mereka. Secara teknis, FRBR merupakan model konseptual dari entities, relationships, dan attributes yang digunakan untuk mendeskripsikan produk intelektual atau karya artistik. Entities kemudian dikelompokkan menjadi tiga:
1. Produk intelektual atau karya artistik (Works, Expressions, Manifestations, Items)
2. Pihak yang bertanggung jawab (Persons, Families, Corporate Bodies
3. Subjek (Concepts, Events, Events, Place)
Masing-masing entities dideskripsikan dengan attributes dan hubungan antar entities didefinisikan melalui relationships. Salah satu faktor mengapa model FRBR dimunculkan adalah agar sistem perpustakaan dapat menciptakan relasi antar database yang lebih baik yang berasal cantuman bibliografi yang dimiliki. Sebagai contoh, pada cantuman bibliografis RDA, seorang pengatalog dapat menambahkan informasi bahwa novel “Fellowship of the ring” memiliki sequel “the two towers” atau mendefinisikan Frank Seiberling adalah pendiri Goodyear Tire and Rubber Co.
Entities Grup 1 adalah area pendeskripsian cantuman bibliografis. Terminologi works dan expressions merefleksikan produk intelektual atau karya artistik dalam wujud yang masih abstrak, misalnya ide, konsep, alur cerita, dan lain sebagainya. Sedangkan terminologi manifestations dan items mengacu perwujudan fisik dan virtual dari suatu produk intelektual atau karya artistik, misalnya media, format, carrier, dan lain sebagainya. Pada dasarnya hubungan Works, Expressions, Manifestations, dan Items bukanlah sebuah struktur hirarkis melainkan sebuah urutan logis dari produk intelektual dan karya artistik yang digambarkan melalui model konseptual.
Works merepresentasikan konsep atau ide dari karya intelektual atau artistik seseorang yang masih merupakan entitas abstrak, misalnya karya Shakespeare yang berjudul Hamlet. Sedangkan Expressions adalah realisasi dari suatu karya dalam bentuk alfanumerik, notasi musik, suara, gambar, objek, dan lain-lain, sebagai contoh, teks Hamlet diterjemahkan ke dalam bahasa Swedia. Hamlet yang direalisasikan ke dalam bentuk karya adaptasi dan derivatif lainnya juga termasuk dalam kategori ini. Seperti halnya Works, Expressions masih merupakan konsep abstrak. Manifestations merepresentasikan semua objek fisik yang memiliki karakteristik yang sama dalam hal kandungan intelektual maupun bentuk fisiknya, misalnya seluruh edisi Hamlet dalam bahasa Swedia diterbitkan di Stockholm tahun 2008. Manifestations direpresentasikan dalam cantuman bibliografi. Kemudian. apabila salah satu copy-nya dimiliki dan diberi nomor panggil oleh perpustakaan, misalnya Library of Congress maka itu disebut sebagai items atau dengan kata lain items adalah eksemplar dari manifestations.
Entities grup 2 adalah pihak-pihak yang bertanggung jawab atas penciptaan produk intelektual atau konten artistik, distribusi dan produksi fisik, serta kepemilikan eksemplar atau copy. Entities grup 2 terdiri dari Person, Family, dan Corporate Body. Person yang didefinisikan dalam deskripsi bibliografis belum tentu nama asli karena kemungkinan adanya satu atau banyak pseudonyms. Attributes yang digunakan antara lain, tanggal kelahiran, kematian, aktivitas, afiliasi, gelar, gender, tempat (kelahiran, kematian, kediaman), bahasa, aktivitas, dan beberapa elemen lainnya.
Pengertian Family adalah dua orang atau lebih yang memiliki hubungan keluarga karena secara langsung maupun karena ikatan pernikahan, adopsi, perserikatan atas dasar status hukum tertentu, atau mereka yang menyatakan dirinya sebagai keluarga. Attributes yang digunakan diantaranya, jenis keluarga (klan, dinasti), tanggal yang berasosiasi dengan keluarga, tempat kediaman, aktivitas, sejarah keluarga, dan lain sebagainya.
Sedangkan Corporate body didefinisikan sebagai sebuah organisasi atau kelompok individu dan atau organisasi yang mengidentifikasikan dirinya dengan nama khusus sebagai nama dari kesatuan atau unit. Attributes yang digunakan yakni, tempat (lokasi), tanggal (kapan mulai aktif), bahasa, alamat, aktivitas, sejarah, status hukum, dan beberapa elemen lainnya.
Entities grup 3 terdiri dari concepts, objects, events, dan places. Pengertian Concepts mengacu ke ide atau konsep yang bersifat abstrak yang bisa diperluas atau dipersempit, misalnya teori, teknik, proses, praktek, dan lain sebagainya. Objects didefinisikan sebagai sebuah materi, baik bergerak maupun tidak bergerak yang merupakan ciptaan manusia atau terjadi secara alamiah, misalnya bangunan, kendaraan, dan tumbuhan. Events adalah tindakan atau kejadian yang dijadikan subjek, misalnya kejadian sejarah, periodisasi waktu. Places diartikan sebagai sebuah lokasi baik historis maupun saat ini, di bumi maupun tidak di bumi, misalnya kota, sungai, gunung, planet, dan lain-lain.
FRAD adalah daftar nama terkendali (name authority) yang beroperasi bersama-sama dengan FRBR. FRAD mendefinisikan entities dan juga memiliki attributes dan relationships, misalnya bentuk lama dan perubahan dari sebuah nama. Fungsi FRAD kurang lebih sama dengan daftar nama terkendali yang populer saat ini misalnya Library of Congress Name Authority (LCNA).
RDA memberikan penekanan pada beberapa hal, pertama, kaitan antara masing-masing entities FRBR. Kedua, hubungan antara suatu produk intelektual dengan yang lainnya. Ketiga, hubungan antara hasil karya dan penciptanya. Dan yang keempat adalah hubungan antara persons, families, dan corporate bodies.
Dari penjabaran di atas dapat disimpulkan bahwa FRBR dan FRAD merupakan sebuah konsep teoritis yang membantu kita memahami dunia nyata. Model konseptual ini menggunakan terminologi baru untuk memperjelas komunikasi di antara para pustakawan di seluruh dunia dan memastikan pengertian konsep pengatalogan dipahami secara luas. Konsep ini juga memungkinkan pustakawan mendiskusikan masalah-masalah pengatalogan dengan menggunakan terminologi dan pemahaman teoritis yang berlaku umum, juga untuk membandingkan data tidak terstruktur dengan persepsi atau cara yang sama
Mengidentifikasi metadata berbasis RDA
Perubahan mendasar RDA jika dibandingkan AACR2 adalah RDA kini menggunakan sistem kategorisasi yang menghapus GMDs (General Material Designation) dan SMDs (Specific Material Designation) dan menggantinya dengan penambahan tiga field MARC baru yaitu, 336 (content type), 337 (media type), dan 338 (carrier type).
Selain itu, pada field 040 (Cataloguing source) akan didefinisikan sebagai “040 $e rda” dan pada Leader/18 (cataloguing form) akan bernilai ‘i’ = ISBD punctuation or blank.
Penerapan “rule of three” AACR2 juga mengalami perubahan. Sebagai contoh, pada sebuah buku terdapat 7 editor yang terdiri dari 2 general editor dan 5 co-editor. Jika pada AACR2 yang dapat dicantumkan ke dalam “statement of responsibility” terbatas pada 2 general editor plus 1 co-editor, maka pada RDA semua editor dapat dicantumkan. Peraturan RDA 2.4.1.5 menyebutkan tidak dicantumkannya nama-nama diluar “rule of three” kini menjadi sebuah pilihan (optional omission). Namun demikian, RDA lebih mengarahkan pengatalog untuk mencantumkan semua nama. Nama-nama editor yang ada di “statement of responsibility” kemudian dicantumkan lagi sebagai entri tambahan pada field 700 (added entry for person). Meskipun titik akses untuk editor tidak menjadi penting dalam RDA, jika kebijakan pengatalogan perpustakaan memilih untuk mencantumkan nama editor, maka tidak ada batasan berapa banyak nama yang boleh dicantumkan.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah pada field 700 ada penambahan kata “editor” pada subfield $e (relator term). Subfield $e adalah “relationship designator” pada field-field yang menjadi titik akses untuk menunjukkan hubungan antara entities yang dicantumkan dengan bahan yang sedang dikatalog.
Untuk online resources, field 336, 337, 338 dapat membantu menerangkan lebih detail bahwa materi yang dikatalog adalah online resource dengan konten berupa gambar bergerak atau video. Informasi lain yang dapat ditambahkan di field 300 adalah encoding format yang digunakan. Misalnya, “300 $a1 online resource (1 streaming video file, 27:08) : $bRealvideo.”
Dalam cantuman bibliografi RDA, field 338 menjadi kunci utama yang membedakan materi online resources dan CD-ROM. Jika yang dikatalog adalah CD-ROM, maka pada field 338 pengatalog mencantumkan “computer disc.” Dan pada field 300, yang perlu ditambahkan adalah informasi mengenai isi CD-ROM dan tipe file yang digunakan. Seperti halnya AACR2, cantuman bibliografi RDA juga perlu menerangkan informasi mengenai system requirements (RDA 3.20.1.3).
Beberapa perbedaan lain RDA dan AACR2 dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Implikasi RDA pada MARC21
AACR2 dan MARC21 adalah dua standar berbeda yang didesain untuk tujuan yang berbeda pula. AACR2 digunakan sebagai content standard dan penyajian data sedangkan MARC21 adalah standar pengkodean (encoding standard). RDA yang sedang dikembangkan berfungsi sebagai standar konten bukan standar pengkodean. RDA berisi panduan dan instruksi perekaman data bibliografi dan authority records. Dalam hal ini, MARC21 adalah salah satu pilihan skema pengkodean untuk cantuman bibliografi RDA. Standar pengkodean lain yang dapat digunakan adalah MODS atau Dublin Core.
Adapun field-field MARC21 yang terimplikasi elemen RDA adalah:
- General Material Designation/MARC21 field 245, subfield $h
- MARC21 (bibliographic) Leader/18 (descriptive cataloguing form); MARC 21 (authority) 008/10 (descriptive cataloguing rules; description conventions code list)
- Subfield specifity pada field 502 (dissertation note)
- Subfield ISSN menjadi repeatable pada field 490 (series statement)
- Subfield tambahan pada 033 (date/time dan place of an event) dan 518 (date/time dan place of an event note)
- Pada field 040 subfield $e diberi kode “rda” untuk mengindikasikan penggunaan peraturan RDA untuk pendeskripsian. Leader/18 diberi kode “i”
- 046 – special coded dates (new subfields only)
- 336 – content type
- 377 – Associated language (masih dalam proses diskusi) terkait dengan relevansinya dengan field 041 - language code)
- 380 – field of work
- 381 – Other distinguishing characteristics of work expression
- 382 – Medium of performance
- 383 – Numeric designation of a musical work
- 384 – Key
- 046 - Special Coded Dates
- 334 - Type of Geographic Entity or Jurisdiction
- 370 - Associated Place
- 371 - Address
- 372 - Field of Activity
- 373 - Affiliation
- 374 - Occupation
- 375 - Gender
- 376 - Family Information
- 377 - Associated Language
- 378 - Fuller Form of Name