Cataloguing tips - unclear function of corporate body

Nama badan pemerintah tercantum pada halaman judul tetapi tidak ada informasi mengenai peran dari nama tersebut. Apakah dapat dianggap sebagai pihak yang menerbitkan?

Jika tidak ditemukan informasi yang jelas mengenai peran dari nama badan pemerintah tersebut maka cukup berikan access point tanpa relationship designator.

A government body name appears on the publisher area of the title page but no information about its role. Should this body still considered as the issuing body?

If it’s unclear whether they are the issueing body, then probably no.  Just given them an access point with no relationship designator

Cataloguing tips - Unclear function of corporate body

Pada halaman judul tercantum tiga atau lebih nama badan korporasi namun tidak ada informasi mengenai peran mereka pada karya tersebut. Apakah access point tetap perlu diberikan kepada salah satu badan korporasi?

Semua badan korporasi tersebut perlu diberikan access point tetapi tanpa relationship designator. Jika ternyata terlalu banyak badan korporasi yang dicantumkan maka cataloguer dapat membuat penilaian sendiri. Jika dirasa tidak praktis untuk memberikan access point kepada semua badan korporasi, cataloguer dapat menggunakan opsi dalam RDA untuk hanya memberikan access point ke badan korporasi pertama saja. Pada kasus ini, cataloguer juga dapat menuliskan semua nama badan korporasi pada area pernyataan tanggung jawab atau catatan, agar tetap bisa mendapat access.

Three or more corporate on the title page and no information about their role. Should an access point should be given to one of them?  

They should all get access points, because they are prominently named, but don’t use a relationship designator.  You may wish to use some judgement here if there a lots of them.  If it’s not practical to list them all, then follow the option in RDA to only give access to the first of them.  You might, in this case, consider listing the names in the Statement of Responsibility or a note, so at least there is keyword access.

Cataloguing tips - Compilation vs collaboration

Lima penulis membuat sebuah buku. Penulis A menulis bab 1, penulis B menulis bab 2, dan seterusnya. Apakah ini termasuk karya kompilasi atau karya kolaborasi?

Ini termasuk kompilasi karena setiap bab pada dasarnya bersifat independen yang kemudian dikompilasi bersama-sama. Karya kolaborasi adalah ketika ada sebuah karya yang ditulis oleh banyak penulis secara bersamaan.

Five authors create a single theme book. Author A creates chapter 1, author B for chapter 2, and so on. Is this compilation or collaboration work?

This is a compilation, because the chapters are essentially independently created works that have been compiled together.  A collaboration is when there is only one creative work that has been written by multiple authors.

Cataloguing tips - Published thesis with new title

Sebuah tesis atau disertasi diterbitan secara komersil dengan menggunakan judul yang berbeda. Perlukah menambahkan judul aslinya pada field 700?

Jika tesis atau disertasi tersebut sudah ada dikatalog, maka field 700 perlu ditambahkan. Namun, jika tesis atau disertasi tersebut tidak ada dalam katalog, maka hal ini dikembalikan pada cataloger’s judgement apakah perlu menambahkan field 700 atau hanya dicantumkan pada daerah catatan di field 500.

A doctoral thesis published commercially as new title. Should additional tag 700 is given for the original title?

If the thesis has been represented in a catalogue, it is definitely useful to create a 700 link to it.  If not, it is a matter of judgement whether you use the 700 link or just provide the details in a note.

Cataloguing tips - Content, media and carrier types

Pertanyaan
Bagaimana cara mencantumkan beberapa jenis content, media, dan carrier dari sebuah resource di katalog?

Jawaban
Jika resource memiliki lebih dari satu jenis content, media, dan carrier, maka field 33x dapat diulang (repetable). Contoh:

336 $a text $2 rdacontent

336 $a still image $2 rdacontent

Opsi lainnya adalah mengulangnya dengan menggunakan subfield $b, contoh:

336 $a text $2 rdacontent $a still image $2 rdacontent

ATAU

336 $a text $b txt $2 rdacontent $a still image $b sti $2 rdacontent

Saat melakukan copy cataloguing, cataloger tidak diharuskan mengubah field 33x atau menghilangkan $b subfield karena keduanya adalah benar. Demikian juga sebaliknya, jika subfield $b tidak ada, maka cataloger tidak perlu menambahkannya.

Pertanyaan
Apa yang harus dilakukan jika pada resource tidak memiliki istilah jenis content, media, atau carrier yang sesuai dengan tabel istilah RDA?

Jawaban
RDA menyebutkan bahwa jika tidak ada istilah dalam RD (table RDA 6.9, 3.2, atau 3.3) yang sesuai untuk content, media, atau carrier dari suatu resource, maka gunakan istilah ‘other’. Dengan demikian, jika menghadapi kasus seperti ini maka cataloguer bisa mencantumkan istilah ‘other’, namun apabila tidak diketahui secara pasti maka bisa menggunakan istilah ‘unspecified’.

Pertanyaan
Apabila sebuah resource didominasi teks di mana ilustrasi atau peta sudah dideskripsikan pada field 300 $b, perlukan menambahkannya pada field 336?

Jawaban
Tidak perlu. Gunakan field 336 jika ilustrasi/peta yang dimaksud adalah bagian substansial dari sebuah resource (sekitar 20%). Memaksakan menambahkan bagian kecil content dari suatu resource pada field 336 justru akan membingungkan user.

RDA serial cataloguing case - Ceased title

Catalogue view http://catalogue.nla.gov.au/Record/3673835

RDA serial cataloguing case - Suspended title

Catalogue view http://catalogue.nla.gov.au/Record/433892

Cataloguing tips - Pernyataan edisi (edition statement)

Pertanyaan
Jika pernyataan edisi tidak ditemukan pada bahan pustaka yang sedang dikatalog, namun hanya terdapat pernyataan 'Edisi 2013' dan diterbitkan pertama kali tahun 2010, apakah cataloguer boleh memunculkan pernyataan [Edisi kedua] pada field edisi?

Jawaban
Apabila terdapat keraguan istilah mana yang harus digunakan, aturan RDA 2.5.2 menjelaskan cakupan soal edisi. Karena edisi adalah transcribed area (dicantumkan sebagaimana adanya), maka akan lebih baik jika menggunakan istilah 'Edisi 2013' daripada memunculkan pernyataan edisi. Jika diketahui tidak ditemukan pernyataan edisi, namun cataloguer memiliki informasi mengenai edisi yang dimaksud, maka cataloguer boleh memunculkan pernyataan edisi dalam tanda kurung siku [square bracket]. Daftar urutan sumber pencantuman terdapat pada RDA 2.5.2.2.

Sumber: NLA internal cataloguing guidelines

Cataloguing tips - Pernyataan tanggung jawab (statement of responsibility)

Pertanyaan
Apa yang harus dilakukan cataloguer apabila pernyataan tanggung jawab terlalu panjang karena harus menyertakan gelar akademik? Aturan RDA mendorong cataloguer untuk menuliskan pernyataan tanggung jawab selengkap mungkin. Lalu apakah ini berarti cataloguer wajib mencantumkan semua gelar akademiknya?

Jawaban
Benar, kini RDA sudah meninggalkan aturan untuk menghilangkan jenis informasi tertentu dalam pernyataan tanggung jawab dan meringkasnya adalah sebuah opsi atau pilihan. Perpustakaan yang mengimplementasikan RDA ‘pada umumnya’ tidak meringkas pernyataan tanggung jawab yang terlalu panjang. Kata ‘pada umumnya’ disini adalah untuk mengindikasikan bahwa perpustakaan menyadari ada kalanya mencantumkan pernyataan tanggung jawab yang cukup panjang tidak praktis dan bermanfaat bagi user. Jadi cataloguer boleh memutuskan untuk menghilangkan jenis informasi tertentu, misalnya gelar akademik. Namun demikian, selalu pertimbangkan dari sisi kebutuhan pengguna (users need). Untuk publikasi ilmiah, gelar akademik mungkin sangat berguna bagi pengguna untuk memilih sumber-sumber informasi yang akan digunakan.

Pertanyaan
Apakah cataloguer perlu mengambil pernyataan tanggung jawab dari sumber informasi utama? Karena seringkali pernyataan tanggung jawab tambahan terdapat pada verso, halaman editorial, maupun pada bagian kata pengantar.

Jawaban
RDA 2.4.2.2 mengatakan bahwa urutan pengambilan informasi pernyataan tanggung jawab yang pertama adalah pada sumber yang sama dengan pernyataan judul (title proper), yang umumnya terdapat pada halaman judul (title page). Maksud dari aturan ini adalah ini bukan berarti cataloguer tidak boleh mencantumkan informasi pernyataan tanggung jawab selain dari apa yang tertera pada halaman judul, namun cataloguer tidak diwajibkan untuk menggunakannya kecuali pernyataan tersebut bersifat ambigu dan tidak cukup mendeskripsikan bahan pustaka yang sedang dikatalog.

Sumber: NLA internal cataloguing guidelines

Cataloguing tips - Pernyataan judul dan tanda punktuasi

Pertanyaan
Jika sebuah pernyataan judul mengandung tanda pisah (dash) yang memisahkan judul utama dan anak judul, apakah tanda dash tersebut harus tetap dicantumkan dalam katalog?

Jawaban
Aturan RDA 1.7.3 menginstruksikan kita untuk mencantumkan tanda punktuasi sebagaimana adanya pada bahan pustaka yang sedang dikatalog. Kita bisa menghilangkan tanda punktuasi apabila ingin memisahkan satu elemen data dengan element data lainnya, misalnya tanda dash yang memisahkan judul utama dengan anak judul. Aturan ini memungkinkan 2 cara pengatalogan:

1. Jika cataloguer memilih untuk menuliskan seluruh pernyataan judul secara lengkap pada field 245 subfield $a, maka tanda dash wajib dicantumkan.
2. Jika cataloguer memilih untuk menuliskan elemen data pertama sebagai judul utama pada field 245 subfield $a dan elemen data lainnya sebagai anak judul, maka tanda dash bisa dihilangkan. 

Contoh:

245 10 $a Infectious diseases - a clinical approach atau

245 10 $a Infectious diseases : $b a clinical approach

(sumber: NLA RDA Wiki)

National Library of Australia decisions on MARC21 usage to support RDA

This document outlines the changes to MARC21 usage that the National Library of Australia will make in order to accommodate resource descriptions created using RDA for original cataloguing (for decisions about copy cataloguing refer to the Internal Cataloguing Guidelines).

Date	Name	Revision
7 November 2012	Catherine Argus	Original document
30 January 2013	Jenny Stephens	Document TRIMMED
4 February 2013	Jenny Stephens	Update
12 March 2013	Jenny Stephens	Update to 040 field.
29 May 2013	Maxine Davis	Update 1XX, 336, 337, 338 & 7XX to remove references to MARC codes in $4 and $b. Add reference to Internal Cataloguing Guidelines for decisions re copy cataloguing.
20 October 2014	Maxine Davis	Update 33X, incl. exception for 338 $b usage for “other”

Bibliographic records

Leader/18 -  Cataloguing Form

Record "i" to indicate the presence of ISBD punctuation at subfield boundaries.

040 – Cataloguing Source

Record "rda" in $e subfield to indicate the use of the RDA rules for description.

The $e subfield should sit before the $c or $d subfields.

040        ##      $a ANL $b eng $e rda

040        ##      $a ANL $b eng $e rda $d ANL

1XX– Relationship between a name and the resource

Relationship designators should be included in the 1XX field, where known, to express the specific nature of the relationship between the person, family or corporate body and the work, expression, manifestation or item.

Record relationship designators in textual form in $e subfield.

Refer to RDA Appendix I for the relevant list of relationship designators.

Multiple terms may be recorded if appropriate.

100        1#      $a Lawson, Henry, $d 1867-1922, $e author.

245 Title Statement

$h GMD:  This subfield is no longer used as RDA replaces the general material designation (GMD) and the class of materials concept with Content Type, Media Type, and Carrier Type

260 - Publication, Distribution, etc.

This field is no longer used. Use the 264 field instead

264 - Production, Publication, Distribution, Manufacture, and Copyright Notice

Correct use of first and second indicators is essential.

For unpublished material, record production statement.

For published material, record information about publication, and distribution or manufacture when appropriate, using separate 264 fields as required.

Always record copyright date if it is available. A separate 264 field is required for this.

264        #1      $a Sydney : $b [publisher not identified], $c 2012.

264        #2      $b ABC Books

264        #4      $ c ©2012

If both a publication and a copyright date are recorded, 008/06 should be coded “t” (Publication date and copyright date), Date 1 should contain the publication date, and Date 2 the copyright date.

336 Content Type

Content Type relates to the fundamental form of communication through which the work is expressed and the human sense through which it is intended to be perceived.

Record type of content in textual form in $a subfield.

Refer to RDA Chapter 6.9.1.3 for the relevant list of the terms.

Record “rdacontent” as the source code in $2 subfield.

Record as many as are applicable* using separate 336 fields. *To be considered applicable by NLA additional content types should comprise a substantial part of the resource’s content (e.g. more than 20%).

For example if you are cataloguing a resource with multiple types of content, e.g. a print volume containing lots of illustrations or photographs, you will have multiple 336 fields, one for each type of content.

336        ##      $a text $2 rdacontent

336        ##      $a still image $2 rdacontent

However a print volume with a single illustration or photograph would only require the 336 for “text”.

In the case of multiple parts, the $3 subfield can be used to specify the particular part of the resource to which the content type refers if they differ. The $3 subfield may be positioned in the string at either start (as per LC practice) or end (see examples in MARC 21) but should be consistent within the same record.

336         ##      $3 book $a text $2 rdacontent

336         ##      $3 CD $a spoken word $2 rdacontent

337 Media Type

Media Type relates to the general type of intermediation device required to view, play, run, etc., the content of the resource.

Record type of media in textual form in $a subfield.

Refer to RDA Chapter 3.2.1.3 for the relevant list of the terms

Record “rdamedia” as the source code in $2 subfield.

If you are cataloguing a resource with multiple formats/parts, e.g. a print volume with a CD-ROM, you will have multiple 337 fields, one for each type of media. The $3 subfield can be used to specify the part of the resource to which the media type refers. The $3 subfield may be positioned in the string at either start (as per LC practice) or end (see examples in MARC 21) but should be consistent within the same record.

337        ##      $a unmediated $2 rdamedia

337        ##      $a computer $2 rdamedia

337        ##      $3 book $a unmediated $2 rdamedia

337        ##      $3 CD-ROM $a computer $2 rdamedia

338 Carrier Type

Carrier Type relates to the format of the storage medium and housing of the carrier of the resource.

Record type of carrier in textual form in $a subfield.

Refer to RDA Chapter 3.3.1.3 for the relevant list of the terms

For carrier term “other” only, include $b with corresponding code from Term and Code List for RDA Carrier Types, this will vary depending on the category of carrier.

Record “rdacarrier” as the source code in $2 subfield.

If you are cataloguing a resource with multiple formats or parts, e.g. a print volume with a CD-ROM, you may have multiple 338 fields for each part of resource if they have different carrier types. The $3 subfield can be used to specify the part of the resource to which the carrier type refers. The $3 subfield may be positioned in the string at either start (as per LC practice) or end (see examples in MARC 21) but should be consistent within the same record.

338        ##      $a computer disc $2 rdacarrier

338        ##      $a volume $2 rdacarrier

338        ##      $3 book $a volume $2 rdacarrier

338        ##      $3 CD $a computer disc $2 rdacarrier

338        ##      $a other $b cz $2 rdacarrier

For USB flash drives use carrier term “other” and code “cz” until JSC approves a more appropriate term.

7XX– Relationship between a name and the resource

Relationship designators should be included in 7XX fields, where known, to express the specific nature of the relationship between the person, family or corporate body and the work, expression, manifestation or item.

Record relationship designators in textual form in $e subfield.

Refer to RDA Appendix I for the relevant list of relationship designators.

Multiple terms may be recorded if appropriate.

700        1#      $a Thompson, Keith, $e illustrator.

7XX– Relationships between Works, Expressions, Manifestations and Items

The specific nature of the relationship between a work, expression, manifestation or item and a related work, expression, manifestation or item should be included in 7XX fields, if considered important.

Record the relationship information in $i subfield.

Refer to RDA Appendix J for the relevant list of relationship designators.

700        1#      $i Parody of (work) : $a Bryson, Bill. $t Short history of nearly everything.

Authority records

008/10 -  Descriptive cataloging rules

Record "z" to indicate the cataloguing rules used to formulate the 1XX heading.

040 – Cataloguing Source

Record "rda" in $e subfield to indicate the use of the RDA rules for description.

040        ##      $a ANL $b eng $e rda

The $e subfield should sit before the $c or $d subfields.

046– Special Coded Dates

Date/s associated with the person, family, corporate body, work or expression described in the authority record should be recorded in the 046 field.

Date/s may also be recorded in the heading in the 1XX field if required.

046        ##      $f 1867 $g 1922

100        1#      $a Lawson, Henry, $d 1867-1922

046        ##      $s 1850 $t 1859

100        1#      $a Bankart, G., $d active 1850-1859

Date/s should be recorded according to ISO 8601 - Representations of Dates and Times where possible.

If the date/s cannot be recorded according to ISO 8601, the EDTF scheme should be used and “edtf” recorded as the source code in $2 subfield.

When there is probable or approximate date or something a bit more uncertain, use EDTF date scheme (Extended Date/Time Format).

  So for a probable date 1) use a question mark just as in the heading;  2) for an approximate date  use a tilde after the date and 3) for dates where you have a 2 possible dates then put them in brackets separated by a comma with no space in the same 046 subfield AND MOST IMPORTANTLY when using the edtf date scheme you must add $2 to the 046. Subfield $2 would then apply to the entire field

RDA dates in ISO 8601 date scheme (no need to provide a source in $2)
Category	RDA presentation	ISO 8601 coding in 046
Single year	1964	1964
Year/Month	1964 June	1964-06 (A hyphen must be inserted between YYYY and MM when DD is omitted)
Year/Month/Day	1964 June 27	19640627
Early A.D. date	65 A.D.	0065
B.C. date	361 B.C.	-0360 (note there is a difference of one because the B.C. system has no year zero)
Century	20th century	19

RDA dates in EDTF date scheme (provide ‘edtf’ in  046 $2)
Category	RDA presentation	EDTF coding in 046
Probable date	1816?	1816?
Approximate date	Approximately 931	0931~
Known to be one of two years	1666 or 1667	[1666,1667]

Attributes of Persons, Families and Corporate Bodies

The following fields should only be used to record information about persons, families and corporate bodies that is gathered in the course of establishing the authorised heading.

The information may also be recorded in the heading in the 1XX field if required.

• 368 - Other Attributes of a Person or Corporate Body: Any other attribute that serves to characterize a person or corporate body or that may be needed for differentiation from other persons or corporate bodies but cannot be recorded in another field.
• 370 - Associated Place: The town, city, province, state, and/or country associated with the person, family or corporate body
• 371 – Address: The address where the person or corporate body can be found or contacted.
• 372 - Field of Activity: The field of endeavour or area of expertise in which the person or corporate body is or was engaged.
• 373 - Associated Group: Information about a group, institution, association, etc. with which the person is or has been affiliated. Dates of affiliation may also be recorded.
• 374 – Occupation: Information about the profession or occupation in which the person works or has worked. Dates of work in the profession or occupation may also be recorded.
• 375 – Gender: Information about the gender of the person. Dates of identification with a specified gender may also be recorded.
• 376 - Family Information: Information about the family, such as type of family, the name of a prominent member of the family, and hereditary title.
• 377 - Associated Language: The MARC language code/s and/or term/s associated with the person, family or corporate body. This may include the language of the family or the language that the person or corporate body uses for publication, broadcasting, communication, etc.
• 378 - Fuller Form of Personal Name: The fuller form of the name of the person, either to distinguish the person from another person with the same name or when a part of the name of the preferred name is represented only by an initial or abbreviation.

4XX and 5XX– Relationship between Persons, Families and Corporate Bodies

The relationship between a person, family, or corporate body and a related person, family, or corporate body may be recorded, if considered important.

Record the relationship information in $i subfield.

Refer to RDA Appendix K for the relevant list of relationship designators.

100        1#      $ a Garrett, Peter, $d 1953-

510        2#      $w r $i Group member : $a Midnight Oil (Musical group)

Attributes of Works and Expressions

The following fields should only be used to record information about works and expressions that is gathered in the course of establishing the authorised heading.

The information may also be recorded in the heading in the 1XX field if required.

• 336 – Content Type: The form of communication through which the work described is expressed and the human sense through which it is intended to be perceived.
• 370 - Associated Place: The town, city, province, state, and/or country associated with the work or expression
• 377 - Associated Language: The MARC language code/s and/or term/s in which the work is expressed.
• 380 – Form of Work: The class or genre to which a work belongs.
• 381 - Other Distinguishing Characteristics of Work or Expression: Any characteristic that serves to characterize a work or expression but cannot be recorded in another field.
• 382 – Medium of Performance: The instrumental, vocal, and/or other medium of performance for which a musical work was originally conceived or for which a musical expression is written or performed.
• 383 - Numeric Designation of Musical Work: A serial number, opus number, or thematic index number assigned to a musical work by the composer, publisher, or a musicologist.
• 384 – Key: The set of pitch relationships that establishes a single pitch class as a tonal centre for a musical work or expression.

4XX and 5XX– Relationships between Works, Expressions, Manifestations and Items

The specific nature of the relationship between a work, expression, manifestation or item and a related work, expression, manifestation or item should be included in 4XX and 5XX fields, if considered important.

Record the relationship information in $i subfield.

Refer to RDA Appendix J for the relevant list of relationship designators.

100        1#      $ a Dickens, Charles, $d 1812-1870. $t Oliver Twist

530        #0      $w r $i Adapted as a motion picture (work) : $a Oliver! (Motion picture) 

Resource Description & Access (RDA): kerangka teoritis dan implementasinya di National Library of Australia (oleh Wishnu Hardi). Makalah disampaikan pada Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia ke-8, Bogor, 4 November 2015

Abstrak

Resource Description and Access (RDA) was developed as a new generation cataloguing code, designed for digital world. It provides a set of guidelines and instructions for the description of all types of resources, including analogue, digital and online. The descriptions will be usable in digital environment, in web based catalogues, and in resource discovery services. The National Library of Australia (NLA) fully implemented RDA in March 2013 after 4 years of preparation. Up to present, nearly 7500 Indonesian records comprising monographs, serials, electronic resources, and ephemera have been catalogued by the NLA through its office in Jakarta and can be accessed in NLA’s catalogue and World Cat. This presentation provides an overview of the theoretical framework of RDA and its underlying structure, Functional Requirement of Bibliographic Records (FRBR). Essential differences between RDA and AACR2 are also outlined. This includes examples of RDA cataloguing practice for Indonesian titles held by the National Library of Australia.

Pendahuluan

RDA adalah standar pengatalogan baru yang menggantikan AACR2 yang mulai diperkenalkan pada tahun 2010 dan secara resmi diimplementasikan pada bulan Maret 2013. Perluya perubahan dalam standar pengatalogan sudah dirintis sejak diselenggarakannya International Conference on Principles and Future of Development of AACR2 di Toronto, Canada pada tahun 1997. Perubahan ini didasari pada kebutuhan perlunya sebuah standar pengatalogan yang dapat merespon perkembangan pesat dunia informasi. Tantangan dunia bibliografi kini tidak hanya terletak pada munculnya beragam bentuk baru informasi dan media penyimpanannya tetapi juga keterkaitan konten antara satu karya dengan karya lainnya. Ada dua persoalan utama dalam AACR2 yang mengemuka dan memicu perdebatan di kalangan pustakawan, yang pertama adalah permasalahan struktur AACR2 untuk pendeskripsian konten dan format yang dianggap kurang fleksibel terhadap format media penyimpanan yang semakin kompleks. Yang kedua adalah relevansi peran AACR2 yang dilahirkan di era katalog kartu dalam perkembangan jagat informasi online saat ini.

Pada bulan April 2005, Joint Steering Committee for the Revision of AACR (JSC) dan organisasi induknya, Committee of Principals (CoP) menerima banyak masukan dari hasil peninjauan draft revisi part I AACR3 yang pada intinya agar mengubah pendekatan dalam melihat struktur revisi AACR3.Setelah mempertimbangkan berbagai alternatif, JSC akhirnya memutuskan untuk menyusun standar pengatalogan baru yang berisi panduan dan instruksi untuk pembuatan deskripsi dan akses untuk materi analog maupun digital. Pemberian nama baru, RDA – Resource Description and Access, secara jelas merefleksikan perubahan tersebut.

Perkembangan RDA di Konteks Internasional

Sejak pertama kali diluncurkan pada tahun 1978, AACR2 telah mengalami beberapa kali revisi. Pada International Conference on Principles and Future of Development of AACR2, para ahli pengatalogan mengidentifikasi adanya permasalahan substansial yang tidak bisa diatasi hanya dengan melakukan berbagai revisi. Fakta tersebut mendorong Joint Steering Committee (JSC) melakukan penataan ulang secara fundamental agar standar pengatalogan dapat merespon tantangan dan peluang dunia digital.

AACR2 terdiri bab-bab khusus yang mengatur standar pengatalogan untuk monograf, terbitan berseri, rekaman suara, gambar bergerak, dan lain sebagainya. Perbedaan jenis pustaka kini semakin bias seiring perkembangan teknologi informasi dan multimedia. Banyak terminologi AACR2 masih merefleksikan era katalog kartu, misalnya “heading”, “main entry”, dan “item in hand”. Memodifikasi istilah sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini dianggap belum cukup untuk menjadikan AACR2 relevan dengan dunia digital.

RDA dikembangkan oleh Joint Steering Committee (JSC) for Development of RDA yang merupakan representasi dari American Library Association, Australian Committee on Cataloguing, British Library, Canadia Committee on Cataloguing, Chartered Institute of Library and Information Professionals, dan Library of Congress. Sedangkan badan yang mensupervisi proyek pengembangan RDA secara keseluruhan adalah The Committee of Principals (CoP) yang terdiri dari institusi-institusi tersebut di atas plus Library and Archives Canada. Proyek ini juga melibatkan Co-Publishers, yakni  American Library Association, Canadian Library Association, dan Chartered Institute of  Library and Information Professionals yang bertugas memberikan dukungan untuk masalah finansial dan produksi.

Kemunculan RDA didorong oleh adanya fakta bahwa perpustakaan kini beroperasi dalam dunia digital dan berbasis web yang membuat hubungan antara kreator metadata dan pengguna di luar perpustakaan menjadi semakin penting. Oleh karena itu, pengembangan RDA dilakukan secara kolaboratif dan melibatkan banyak pihak, antara lain, Dublin Core dan komunitas web semantik untuk membandingkan model konseptual dan standar yang digunakan, Library of Congress Network Development and MARC Standards Office untuk memastikan kompatibilitas RDA dengan MARC21, IFLA Cataloguing Section untuk menjamin harmonisasi RDA dengan standar pengatalogan internasional, dan komunitas penerbitan yang telah memiliki daftar terminologi alat berdasarkan standar ONIX yang digunakan untuk dunia penerbitan maupun perpustakaan.

RDA dan FRBR

Akronim “FRBR” merupakan singkatan dari Functional Requirements for Bibliographic Records. FRBR dikembangkan oleh International Federation of Library Associations (IFLA) Study Group (1992-1997). IFLA terus memonitor penerapan FRBR dan mempromosikan penggunaannya. (IFLA) secara resmi mulai memperkenalkan FRBR pada International Conference on Principles and Future of Development of AACR2 tahun 1997. Sejak saat itu, posisi FRBR sebagai sebuah kerangka teori semakin signifikan dalam pengembangan standar pengatalogan. FRBR adalah model konseptual yang menjadi fondasi dasar RDA karena itu, penting bagi kita untuk mengerti konsep FRBR sebelum mempelajari RDA.

Dengan menggunakan model konseptual FRBR sebagai fondasi dasarnya, RDA kini lebih dapat merespon perkembangan dunia digital jauh lebih baik ketimbang pendahulunya, AACR2. Struktur RDA menghubungkan lebih dekat elemen data dengan entitas FRBR (works, expressions, manifestations, items) dan memberikan penekanan lebih kuat pada aspek user tasks, khususnya dalam hal menemukan (to find), mengidentifikasi (to identify), memilih (to select), dan mendapatkan (to obtain) koleksi yang diinginkan. RDA juga dapat mengelompokan hasil penelusuran bibliografi berupa faset-faset untuk memperlihatkan hubungan (relationships) antara suatu hasil karya dengan penciptanya, edisi-edisi, revisi-revisi, atau format-format dari satu hasil karya yang sama. Dengan demikian, RDA berfungsi sebagai standar pengatalogan yang lebih fleksibel untuk mendeskripsikan semua jenis materi analog dan digital. Katalog yang dibuat berdasarkan RDA dapat beradaptasi dengan kemunculan model atau struktur database yang ada saat ini.

FRBR muncul sebagai respon atas semakin meluasnya perkembangan kerja sama pengatalogan di berbagai belahan dunia, gencarnya upaya penekanan biaya pengatalogan, dan ketidakpuasan pengguna terhadap katalog saat ini yang dianggap belum memenuhi kebutuhan mereka.

Mengenal Model Konseptual FRBR

Secara teori, FRBR merupakan model konseptual hubungan antarentitas (entity relationship model) yang menghubungkan lebih dekat prinsip user tasks dalam proses temu kembali dan akses dengan data bibliografi. FRBR terdiri dari 3 grup di mana masing-masing grup terdiri dari beberapa entitas:

·         Grup 1 adalah karya intelektual yang terdiri dari entitas Works, Expressions, Manifestations, Items

·         Grup 2 adalah pihak yang bertanggung jawab atas suatu karya yang terdiri dari entitas Persons, Families, Corporate Bodies

·         Grup 3 adalah subyek dari karya intelektual yang terdiri dari Concepts, Events, Events, Place

Masing-masing entitas dideskripsikan dengan atribut dan hubungan antarentitas didefinisikan melalui konsep relationships. Salah satu faktor mengapa model FRBR dimunculkan adalah agar sistem perpustakaan dapat dapat memperlihatkan hubungan antara satu karya dengan karya lainnya.  Sebagai contoh, pada sistem pengatalogan RDA, seorang pengatalog dapat menambahkan informasi bahwa dalam trilogi novel “Lord of the ring”, “Fellowship of the ring” memiliki sequel “The two towers”.  

Grup 1 FRBR

Grup 1 FRBR adalah wilayah pendeskripsian data bibliografi. Istilah work dan expression mengacu pada karya intelektual atau karya artistik dalam wujud yang masih abstrak, misalnya ide, konsep, alur cerita, atau latar belakang dari suatu novel dan lain sebagainya. Sedangkan istilah manifestation dan item mengacu perwujudan fisik maupun virtual dari suatu karya intelektual, misalnya media, format, carrier, dan lain sebagainya. Pada dasarnya hubungan antara Work, Expression, Manifestation, dan Item bukanlah sebuah struktur hirarkis melainkan sebuah urutan logis dari proses penciptaan hasil karya intelektual yang digambarkan melalui model konseptual.

Work merepresentasikan konsep atau ide dari karya intelektual atau artistik seseorang yang masih merupakan entitas abstrak, misalnya novel karya Dewi “Dee” Lestari yang berjudul “Supernova”. Sedangkan Expression adalah realisasi dari suatu karya dalam bentuk teks, alfanumerik, notasi musik, suara, gambar, objek, dan lain-lain, sebagai contoh, teks novel “Supernova” yang diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris. Karya adaptasi dan derivatif lainnya juga termasuk dalam kategori ini. Seperti  halnya Work, Expression juga merupakan konsep abstrak.

Manifestation merepresentasikan perwujudan objek fisik virtual yang memiliki karakteristik yang sama dalam hal kandungan intelektual maupun bentuk fisiknya, misalnya seluruh edisi “Supernova” dalam bahasa Inggris diterbitkan di Jakarta tahun 2010. Manifestation direpresentasikan dalam deskripsi bibliografi. Sedangkan item adalah eksemplar atau single copy dari manifestation,  misalnya, apabila novel tersebut dikoleksi oleh perpustakaan yang diberikan barcode atau call number maka itu disebut sebagai item.

Grup 1 Model konseptual FRBR

Sebagai contoh, jika novel “Supernova” dan karya derivatifnya kita analisis dengan menggunakan prinsip hubungan antar entitas Grup 1 FRBR, makan akan terlihat sebagai berikut:

Analisis novel Supernova dalam konsep FRBR

Grup 2 FRBR

Grup 2 FRBR pihak-pihak bertanggung jawab atas penciptaan karya intelektual atau artistik, produksi dan distribusi, serta kepemilikan eksemplar atau copy. Entitas yang ada di dalam Grup 2 terdiri dari Person, Family, dan Corporate Body. Perlu dipahami bahwa Person yang didefinisikan dalam deskripsi bibliografi belum tentu nama asli karena adanya kemungkinan satu atau beberapa pseudonyms. Attribut yang digunakan untuk pendeskripsian antara lain, tanggal kelahiran, kematian, aktivitas, afiliasi, gelar, gender, tempat (kelahiran, kematian, kediaman), bahasa, aktivitas, dan beberapa elemen data lainnya.

Pengertian Family adalah dua orang atau lebih yang memiliki hubungan keluarga secara langsung maupun karena ikatan pernikahan, adopsi, perserikatan atas dasar status hukum tertentu, atau mereka yang menyatakan dirinya sebagai keluarga. Attribut yang digunakan untuk pendeskripsian antara lain, jenis keluarga (klan, dinasti), tanggal yang berasosiasi dengan keluarga, tempat kediaman, aktivitas, sejarah keluarga, dan lain sebagainya.

Hubungan antara Grup 1 dan Grup 2 FRBR

Sedangkan Corporate body didefinisikan sebagai sebuah organisasi atau kelompok individu dan atau organisasi yang mengidentifikasikan dirinya dengan nama khusus sebagai nama dari kesatuan atau unit. Attribut yang digunakan untuk pendeskripsian, antara lain, tempat (lokasi), tanggal (kapan mulai aktif), bahasa, alamat, aktivitas, sejarah, status hukum, dan beberapa elemen data lainnya.

Grup 3 FRBR

Entitas Grup 3 terdiri dari Concept, Object, Event, dan Place. Pengertian Concept di sini mengacu pada ide atau konsep yang bersifat abstrak yang bisa diperluas atau dipersempit, misalnya teori, teknik, proses, praktek, dan lain sebagainya. Object didefinisikan sebagai materi, baik bergerak maupun tidak bergerak yang merupakan ciptaan manusia atau terjadi secara alamiah yang ada di sekeliling kita, misalnya bangunan, kendaraan, dan tumbuhan. Event adalah tindakan atau kejadian yang dijadikan subjek, misalnya kejadian sejarah, periodisasi waktu. Place diartikan sebagai sebuah lokasi baik historis maupun saat ini, di bumi maupun tidak di bumi, misalnya kota, sungai, gunung, planet, dan lain-lain.

Hubungan antara Grup 1, Grup 2, dan Grup 3 FRBR

RDA memberikan penekanan pada beberapa hal, pertama, kaitan antara masing-masing entitas FRBR. Kedua, hubungan antara satu karya intelektual dengan yang lainnya. Ketiga, hubungan antara hasil karya dan penciptanya. Dan yang keempat adalah hubungan antara person, family, dan corporate body.

Dari penjabaran di atas dapat disimpulkan bahwa FRBR merupakan sebuah pendekatan teoritis yang memudahkan kita memahami aspek-aspek penting dalam dunia bibliografi. Model konseptual ini menggunakan terminologi baru untuk memperjelas komunikasi di antara para pustakawan dan memastikan pengertian konsep pengatalogan dipahami secara luas. Konsep ini memungkinkan pustakawan mendiskusikan masalah-masalah pengatalogan dengan menggunakan terminologi dan pemahaman teoritis yang berlaku umum, khususnya ketika membandingkan data tidak terstruktur dengan persepsi atau cara yang sama.

Perbedaan Pengatalogan Deskriptif pada RDA dan AACR2

Perubahan mendasar RDA jika dibandingkan dengan AACR2 adalah RDA kini menggunakan sistem kategorisasi yang menghapus GMDs (General Material Designations) dan SMDs (Specific Material Designations) dan menggantinya dengan penambahan tiga field MARC baru yaitu, 336 (content type), 337 (media type), dan 338 (carrier type).  Untuk format elektronik, field 336, 337, 338 dapat membantu menerangkan lebih detail bahwa materi yang dikatalog adalah konten digital dengan konten berupa gambar bergerak atau video.

Field 338 menjadi kunci utama yang membedakan materi online resources dan CD-ROM. Jika yang dikatalog adalah CD-ROM, maka pada field 338 pengatalog mencantumkan “computer disc.” Dan pada field 300, yang perlu ditambahkan adalah informasi mengenai konten CD-ROM, jenis file, dan system requirements yang diperlukan (RDA 3.20.1.3).

Beberapa perbedaan lain RDA dan AACR2 dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

No.	RDA	AACR2
1	[Place of publication not identified] [Publisher not identified].	[s.l.] [s.n.]
2	Second edition	2nd ed.
3	Mendefinisikan  level deskripsi sebagai core element dan other element	Membagi level deskripsi menjadi minimum level, medium level, dan full level.
4	… / by Nancy Drew, Bess Marvin, George Fayne, and Ned Nickerson. atau … / by Nancy Drew [and three others]. Istilah [et al.] tidak lagi digunakan.	… / by Nancy Drew … [et al.].
5	300 $a 1 online resource 336 $a text $2 rdacontent 336 $a cartographic image $2 rdacontent 336 $a still image $2 rdacontent 337 $a computer $2 rdamedia 338 $a online resource $2 rdacarrier	GMDs
7	Mencantumkan punktuasi apa adanya	Mengubah punktuasi “…” menjadi “-“
8	[Pages] [Illustration] [volumes]	[p.] [ill.] [v.]

Penerapan “rule of three” AACR2 juga mengalami perubahan. Sebagai contoh, pada sebuah buku terdapat 7 editor yang terdiri dari 2 general editor  dan 5 co-editor. Jika pada AACR2 yang dapat dicantumkan ke dalam “statement of responsibility” terbatas pada 2 general editor  plus 1 co-editor, maka pada RDA semua editor dapat dicantumkan. Peraturan RDA 2.4.1.5 menyebutkan tidak dicantumkannya nama-nama diluar “rule of three” kini menjadi sebuah pilihan (optional omission). Namun demikian, RDA lebih mengarahkan pengatalog untuk mencantumkan semua nama. Nama-nama editor yang ada di “statement of responsibility” kemudian dicantumkan lagi sebagai entri tambahan pada field 700 (added entry for person). Meskipun titik akses untuk editor tidak menjadi penting dalam RDA, jika kebijakan pengatalogan perpustakaan memilih untuk mencantumkan nama editor, maka tidak ada batasan berapa banyak nama yang boleh dicantumkan.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah pada field 700 ada penambahan kata “editor” pada subfield $e (relator term). Subfield $e adalah “relationship designator” pada field-field yang menjadi titik akses untuk menunjukkan hubungan antara entities yang dicantumkan dengan bahan yang sedang dikatalog.

Konsep main entry yang biasa digunakan pada AACR tidak lagi diterapkan pada sistem katalog online maupun RDA. Meskipun demikian, preferred access point tetap dibutuhkan untuk entitas work dan expression khususnya ketika membuat sitasi bibliografi dan kolokasi work dan expression pada sistem katalog online. Pada section 2 RDA terdapat instruksi yang menjelaskan tentang cara mengkonstruksi preferred access point untuk merepresentasikan entitas work dan expression.

Berikut adalah contoh katalog RDA dalam format MARC untuk koleksi CD-ROM yang dikatalog oleh National Library of Australia:

Catalog view: http://catalogue.nla.gov.au/Record/6289063

Struktur RDA

RDA dibangun di atas fondasi Anglo-American Cataloguing Rules (AACR) yang terdiri dari seperangkat instruksi dan panduan lengkap untuk pembuatan deskripsi dan akses ke sumber informasi yang mencakup semua jenis konten dan media. RDA mengatur  pencantuman attribute untuk masing-masing entitas FRBR (work, expression, manifestation, dan item) dan mendefinisikan (relationship) antar entitas dengan penanggung jawab intelektualnya (person, family, dan corporate body).

Implementasi RDA bertujuan, antara lain, pertama, sebagai kerangka kerja yang lebih fleksibel untuk mendeskripsikan semua jenis materi analog dan digital. Kedua, menyajikan data yang dapat beradaptasi dengan struktur database yang beragam. Dan yang ketiga, tampilan data yang kompatibel dengan sistem katalog online saat ini. Sebagaimana yang dinyatakan dalam bab Introduction RDA, pembuatan data bibliografi dengan menggunakan RDA dapat membantu user dalam menjalankan fungsi:

1. To find – menemukan informasi sesuai dengan kriteria pencarian
2. To identify – mengidentifikasi hasil pencarian berdasarkan karakteristik entitas
3. To select – memilih versi tertentu dari satu hasil karya
4. To obtain – mendapatkan akses ke koleksi yang diinginkan

Struktur RDA terdiri dari 10 section. Section 1-4 berfokus pada pencantuman elemen data dari atribut-atribut dari setiap entitas FRBR, sedangkan section 5-10 berfokus pada pencantuman hubungan atau relationship antar masing-masing entitas.

Recording attributes

Section 1 – Recording attributes of Manifestation and Item

Section 2 – Recording attributes of Work and Expression

Section 3 – Recording Attributes of Person, Family, and Corporate Body

Section 4 – Recording Attributes of Concept, Object, Event, and Place

Recording Relationships

Section 5 – Recording Primary Relationships Between a Work, Expression, Manifestation, and Item

Section 6 – Recording Relationships to Persons, Families, and  Corporate Bodies Associated with a Resource

Section 7 – Recording Subject Relationships

Section 8 – Recording Relationships Between Works, Expressions, Manifestations and Items

Section 9 – Recording Relationships Between Persons, Families, and Corporate Bodies

Section 10 – Recording Relationships Between Concepts, Objects, Events, and Places

Pada setiap section terdapat panduan umum dan bab untuk masing-masing entitas. Bab tersebut akan selalu berasosasi dengan prinsip user tasks dalam FRBR (to find, to identify, to select, to obtain). Bab mengenai pencantuman atribut dan hubungan untuk entitas concept, object, event, dan place akan ditempatkan dalam rilis RDA yang akan datang.

Untuk sementara RDA tidak memuat instruksi untuk subject heading (Entitas Grup 3 FRBR), namun tetap memberikan instruksi untuk mendefinisikan hubungan entitas tersebut dengan entitas Group 1. Meskipun demikian, RDA telah menyediakan bab khusus (section 4 dan 10) yang bisa digunakan untuk entitas Grup 3 FRBR sebagai antisipasi pengembangan RDA lebih lanjut.

Salah satu elemen kunci dalam RDA adalah adanya pemisahan yang tegas dan jelas antara pencantuman data dan presentasi data. Fokus utama RDA adalah menyediakan panduan dan instruksi untuk pencantuman data untuk merefleksikan atribut atau hubungan antar masing-masing entitas yang didefinisikan dalam FRBR.

Implementasi RDA di National Library of Australia
NLA bekerja sama dengan Australia Committe on Cataloguing dalam merumuskan strategi implementasi RDA secara nasional. Implementasi RDA di National Library of  Australia dilakukan secara bertahap. Tahap pertama adalah mengidentifikasi dan mengantispasi faktor-faktor teknis maupun non-teknis yang dapat mempengaruhi proses pengimplementasian. Faktor-faktor tersebut antara lain, masalah budget (biaya akses RDA), analisis mengenai sistem perpustakaan saat ini dan rencana perubahan/upgrade/penggantian sistem perpustakaan, produktivitas dan workflow kerja yang mungkin terganggu pada proses transisi.  Selain itu faktor manusia, dalam hal ini cataloguer, juga perlu diperhatikan khususnya di masa-masa transisi, yaitu dengan membuka akses komunikasi mengenai perkembangan up-to-date mengenai implementasi RDA serta membuka ruang konsultasi bagi cataloguer yang ingin mengetahui lebih banyak tentang RDA.

Tahap yang kedua adalah memastikan perpustakaan memiliki akses ke RDA toolkit (www.rdatoolkit.org). Akses ke RDA Toolkit sangat penting bagi perpustakaan yang ingin mengimplementasikan RDA. Sebelum mulai berlangganan, perpustakaan sebaiknya mempelajari terlebih dahulu licence agreement dan jumlah staf yang secara rutin mengakses RDA. RDA  Tookit juga diperlukan selama proses training agar staf familiar dengan konsep, instruksi, dan terminologi yang digunakan RDA.

Tahap yang ketiga adalah melakukan perubahan sistem agar dapat mendukung katalog berbasis RDA dalam hal pembuatan katalog, pertukaran data bibliografi, penelusuran dan display katalog RDA, termasuk mengakomodasi penggunaan field baru pada MARC21. NLA juga melakukan upgrade sistem agar compatible dengan record-record RDA, termasuk perubahan field-field MARC yang diperlukan. Informasi mengenai field-field RDA dalam MARC21 dapat dilihat pada http://www.loc.gov/marc/RDAinMARC.htm

Tahap Keempat NLA membuat kebijakan pengatalogan misalnya pada instruksi-instruksi RDA yang bersifat opsional, apakah instruksi tersebut akan dijadikan wajib atau tetap opsional dalam kebijakan pengatalogan, core elements (elemen data yang wajib ada).  Kebijakan pengatalogan RDA perlu didahulukan agar ketika diimplementasikan cataloguer telah memiliki panduan yang jelas. Kebijakan pengatalogan dapat di-update sesuai kebutuhan. NLA juga meng-update dokumen-dokumen teknis, seperti prosedur pengatalogan untuk masing-masing unit koleksi.

Tahap yang kelima adalah training. Durasi training yang diberikan kepada cataloguer mungkin akan berbeda dengan staff perpustakaan lainnya. Training tambahan mungkin diperlukan bagi cataloguer yang menangani jenis koleksi yang agak berbeda, seperti terbitan berseri, bahan elektronik, dan lain sebagainya.

Penutup

Meskipun banyak perubahan signifikan yang bisa kita temukan pada RDA, namun demikian RDA berdiri di atas beberapa fondasi dasar yang termanifestasikan dalam struktur, konsep, dan istilah yang digunakan. Fondasi tersebut, antara lain, FRBR adalah model konseptual yang membangun struktur RDA, AACR menjadi basis untuk pengatalogan deskriptif, International Cataloguing Principles (ICP) menjadi dasar bagi dokumen legal RDA, dan beberapa standar lainnya. Pengatalogan menggunakan RDA sangat penting dalam membangun sistem pengatalogan dan pencarian informasi di masa-masa mendatang.

Sumber

Australian Committee on Cataloguing Homepage. http://www.nla.gov.au/acoc/resource-description-and-access-rda-in-australia (diakses tanggal 5 September 2015).

Huthwaite, Anne (2001). “AACR and its place in the digital world: near-term solution and long-term direction”. http://www.loc.gov/catdir/bibcontrol/huthwaite_paper.html (diakses tanggal 27 Agustus 2015).

Joint Steering Committee for RDA Development. “RDA: Resource Description and Access Frequently Asked Questions”. http://www.rda-jsc.org/archivedsite/rdafaq.html (diakses tanggal 25 Agustus 2015).

Kiorgaard, Deirdre (2009). “Resource Description and Access”. http://www.nla.gov.au/openpublish/index.php/nlasp/article/viewArticle/1420 (diakses tanggal 27 Agustus 2015).

Maxwell, Robert L. (2014). Maxwell's handbook for RDA : explaining and illustrating RDA : resource description and access using MARC21. London : Facet Publishing.

Miksa, Shawne D. (2007). Understanding Support of FRBR’s Four User Tasks in MARC-Encoded Bibliographic Records. ASIS&T Bulletin (August/September). https://www.asis.org/Bulletin/Aug-07/miksa.html (diakses tanggal 5 September 2015).

National Library of Australia Catalogue Page. http://catalogue.nla.gov.au/ (diakses tanggal 2 September 2015).

RDA Toolkit Homepage. http://www.rdatoolkit.org/ (diakses tanggal 5 September 2015).

Resource Description and Access [RDA] Blog. http://rda-id.blogspot.co.id/  (diakses tanggal 1 Agustus – 7 September 2015).

Tillet, Barbara (2004). What is FRBR? A conceptual model for bibliographic universe. Washington, DC: Library of Congress Cataloguing Distribution Service. http://www.loc.gov/cds/downloads/FRBR.PDF (diakses tanggal 5 Agustus 2015).